Según pasan los años y avanzan los procesos, el Outsourcing del departamento financiero-contable es una tendencia que se posiciona como una excelente opción para reducir costes y optimizar recursos. Pero, para entender por qué la externalización del departamento financiero-contable es una herramienta perfecta para hacer crecer un negocio, primero necesitamos empezar por lo más básico e importante.
¿Qué es el outsourcing?
El Outsourcing consiste en externalizar, mediante la subcontratación, cualquier función del negocio que no esté directamente relacionada con la generación de ingresos.
Pero ¿qué es exactamente la subcontratación? En pocas palabras, es la externalización, a largo plazo, de determinados procesos de una empresa con un proveedor de servicios externo. Si nunca has oído hablar sobre este modelo de estructura, seguramente te estés preguntando por qué una empresa elegiría este modelo de negocios; y la respuesta es simple y bastante interesante. Este tipo de estructuras ayudan a aumentar el valor para los accionistas, reduciendo los costes de aquellas funciones que son básicas, pero que no necesitan de una interacción diaria a nivel interno para poder desarrollar la actividad de la empresa.
El outsourcing como tendencia
Si bien la subcontratación de servicios externos no es un concepto nuevo, es una estructura que ha tomado fuerza a lo largo de los años. En la actualidad, el modelo que más utilizan las empresas es el Outsourcing Departamental.
Las empresas de siempre han tendido a buscar fuera todo aquello que necesita una especialización para “estar al día” de los cambios y novedades que surgen a partir de la legislación o innovación tecnológica. Prueba de ello es que hace años las sociedades empezaron a desprenderse de departamentos jurídicos o fiscales, de RRHH, de sus flotas de vehículos para la distribución de sus productos, del área de IT (Tecnología de la Información), entre otras.
En este sentido, cada vez más son las empresas que subcontratan sus servicios de forma externa, beneficiándose de su experiencia profesional sin aumentar sustancialmente los gastos generales. Esto se debe a que, además de la flexibilidad operativa, permite un mejor control de los gastos de estructura de la compañía, convirtiendo un gasto fijo en uno variable, 100% modulable a la actividad y necesidades del cliente.
Externalización Financiera y Contable
Una de las áreas en las que se ha comenzado a aplicar este modelo, de forma creciente, es en los departamentos financieros-contables. Y dentro de éste área, las funciones y responsabilidades que mayormente se externalizan, además de las contables, son las de la figura del CFO (Director Financiero) y la del Controller.
El CFO es una de las figuras más importantes para la empresa, ya que tiene la responsabilidad de:
1- Administrar los recursos económico-financieros de la empresa;
1- Administrar los recursos económico-financieros de la empresa;
2- Gestionar y supervisar la función financiero-contable;
3- Desarrollar y gestionar con el resto del equipo directivo la estrategia de negocios de la empresa;
4- Gestionar las inversiones.
Esta figura debe gestionar, administrar y organizar el departamento contable de forma profesional para poder utilizar la información generada y realizar una correcta toma de decisiones. Esto impactará, a mediano o corto plazo, en el desarrollo y beneficios de la empresa.
Cada vez es más común encontrar esta figura fuera de la estructura organizacional de la empresa.
Nuevos servicios de externalización financiero-contable
El outsourcing financiero-contable ha ido evolucionando junto con el desarrollo de la tecnología. Por ejemplo, en IntoAction, ofrecemos distintas opciones de conexión remota con nuestros clientes, donde la externalización contable muchas veces llega a ser puramente virtual. El intercambio de documentación lo realizamos a través de aplicaciones como OneDrive o Dropbox y las reuniones de seguimiento a través de Google Meet, Facetime o Skype. Esto permite también, seguir ahorrando costes y agilizar los procesos. De todas formas, esto no impide que nos acerquemos de forma presencial, si el cliente lo prefiere.
¿Cuándo es recomendable externalizar el área financiero-contable?
La subcontratación de los servicios externos de contabilidad se recomienda en aquellas compañías que:
- Gastan demasiado tiempo y dinero administrando y gestionando la actividad contable en detrimento de otros aspectos clave de su negocio. Esto estaría perjudicando y quitando recursos a un departamento generador de negocio, vinculado al “core business” de la sociedad. Por tanto, la externalización de la contabilidad permitiría al empresario centrarse en lo esencial: el diseño de producto/servicio, la compra, la fabricación y la venta final.
- No saben cómo llevar la contabilidad de una manera correcta o eficiente. Esto puede deberse a que las personas que llevan esta responsabilidad no tienen los suficientes conocimientos técnicos, o bien, porque el organigrama de la compañía no contempla a un líder financiero. Esta situación impactaría directamente en las decisiones y beneficios de la compañía, al contar con información que a lo mejor no está correctamente trabajada.
- Deseen una contabilidad de nivel profesional, pero no cuenten con los recursos económicos necesarios para poder integrarla al organigrama de la empresa. Esto puede deberse a que, un profesional contable integrado a la plantilla supone un costo demasiado elevado para la empresa; pero, por otro lado, necesita de esta figura para crecer.
- Sólo necesiten colaboración con la generación de informes y opinión de manera periódica, para mantenerse informadas sobre la situación de su negocio. Muchas empresas se asesoran externamente, para recibir cierta información y consejos sobre la gestión de su contabilidad, independientemente los profesionales que lideren esta área.
Tamaño y sector
Estos no son factores determinantes para elegir el modelo de estructura departamental de la compañía. Lo que hoy en día necesitan las nuevas sociedades es un control total sobre sus costes fijos, variabilizándolos mediante la externalización de aquellos departamentos que no forman parte de los procesos clave de la compañía. Estos departamentos pueden ayudar a mejorar los flujos de información, la toma de decisiones o la verificación del cumplimiento de los objetivos ligados al plan estratégico de la empresa.
